CRM - Distribuição de leads

O que é

Quando um lead chega sozinho, alguém precisa ser o dono dele. Sem isso, ele fica parado num canto do funil esperando que alguém repare.

Esta tela decide isso automaticamente. Você cria regras dizendo quem participa do revezamento e como o revezamento funciona, e cada lead que entra já nasce com um responsável.

Vale para toda oportunidade que nasce sem dono: anúncio do Facebook e Instagram, importação de planilha e pedido de orçamento pelo site. Por isso a configuração mora aqui, e não dentro de cada canal.

Card criado à mão, no CRM ou pelo Inbox, já nasce com dono e não passa por aqui.

Como usar

1. Vá em CRM > Configurações > Distribuição de leads.
2. Clique em Nova regra.
3. Dê um nome que você reconheça depois, como "Leads de anúncio".
4. Em Como escolher, decida o critério do revezamento:
   • Rodízio - um por vez, na ordem. Quem recebeu menos é o próximo.
   • Aleatório - sorteia entre quem participa.
   • Por peso - quem tem peso maior recebe proporcionalmente mais.
   • Por desempenho - quem vem convertendo mais recebe mais.
5. Em Origem, marque os canais aos quais a regra se aplica. Deixar tudo desmarcado faz a regra valer para todos.
6. Em Prioridade, coloque o número da ordem. O menor é testado primeiro.
7. Em O lead vira, escolha o que será criado:
   • Oportunidade no funil - vira um card e é distribuído.
   • Contato etiquetado, sem card - entra só como contato marcado.
   • Lista de espera de uma viagem - entra na fila de uma viagem específica.
8. Em Quem participa, marque as pessoas do revezamento.
9. Salve.

O que você precisa saber antes

• Sem nenhuma regra, nada é distribuído. O lead entra sem dono e fica esperando alguém pegar na mão. A tela avisa isso quando a lista está vazia.
• Vale a primeira regra que combinar, e só ela. As regras são testadas na ordem da prioridade, e assim que uma combina o teste para. Por isso a regra mais genérica, sem condição nenhuma, deve ficar por último: se ela vier antes, engole todas as outras.
• Condição em branco não filtra, libera. Origem sem nada marcado vale para todos os canais. Dias de atendimento sem nada marcado vale para todos os dias. Estados em branco valem para qualquer estado. É o contrário do que muita gente espera na primeira vez.
• Cliente sem estado cadastrado não é barrado pelo filtro de estados. Se você restringir a regra a PR e SC, quem não tem estado preenchido continua passando.
• "Se ninguém puder receber" tem consequência real. Deixando em "Deixar sem dono", o lead cai no limbo quando ninguém da lista está disponível. Escolher uma pessoa ali garante que sempre haja um responsável.

Casos especiais

Horário de atendimento

O bloco Quando e para onde limita a regra a certos dias e a uma faixa de horário. Fora dessa janela você escolhe entre duas saídas:

• Cai na próxima regra - o lead segue para a regra seguinte da fila.
• Espera o expediente abrir - o lead fica retido e é distribuído quando o horário começar.

A segunda opção é a certa para quem não quer que o lead da madrugada caia numa regra de sobra qualquer.

Filtrar pela resposta do formulário

Se o lead vem de um formulário com perguntas, os campos Só quando responder e Com um destes valores permitem criar regras por resposta. Separe os valores por vírgula. Acento e maiúscula não fazem diferença.

É assim que se monta, por exemplo, uma regra em que quem respondeu um destino específico vai direto para o vendedor que cuida daquele destino.

Mudar o funil de entrada

Os campos Pipeline e Etapa definem onde o card nasce. Deixados em "Não alterar", o lead entra no funil padrão.

Erros comuns

• "Os leads continuam chegando sem dono" - Causa: nenhuma regra criada, ou nenhuma regra combinou com o lead. Solução: confira se existe uma regra sem condição nenhuma, com a maior prioridade numérica, para servir de rede.
• "Uma regra nunca é usada" - Causa: existe uma regra mais genérica com prioridade menor, que é testada antes e sempre combina. Solução: aumente o número de prioridade da regra genérica para ela ser testada por último.
• "Um vendedor está recebendo tudo" - Causa: ele é o único marcado em Quem participa, ou está escolhido em Se ninguém puder receber enquanto os outros estão fora do horário.

Onde encontrar

Menu CRM > Configurações, aba Distribuição de leads. Endereço: /admin/crm/configuracoes/distribuicao Permissão necessária: configurar o CRM.

Veja também

• Visão geral do CRM
• Funis e etapas
• Lista de leads