CRM - Importar leads por planilha

O que é

É o caminho para trazer uma lista pronta de contatos para dentro do CRM sem digitar um por um. Serve tanto para a base antiga que estava numa planilha quanto para a lista que veio de um evento ou de uma feira.

O topo da tela mostra os três passos: Upload, Preview e Resultado. Nada é gravado antes do segundo passo, então dá para voltar atrás.

Como usar

1. Vá em CRM > Leads e abra Importar.
2. Baixe o modelo em Excel (.xlsx) ou CSV (.csv). Ele já vem com as colunas na ordem certa, incluindo empresa, cargo e segmento.
3. Preencha o modelo com os seus contatos e salve.
4. Se quiser, escolha em Configurações do CRM uma Fonte de captação e um Vendedor responsável. O que for escolhido aqui vale para todos os contatos daquela planilha.
5. Arraste o arquivo para a área tracejada ou clique para selecionar.
6. Clique em Continuar. A tela mostra a conferência: quantas linhas são novas, quantas já existem e quantas têm erro.
7. Decida o que fazer com as repetidas e clique em Importar Leads.

O que você precisa saber antes

• Nome e e-mail são obrigatórios em toda linha. Linha sem um dos dois não entra e aparece na lista de erros da conferência. O resto dos campos pode ficar em branco.
• Repetido é quem já tem o mesmo e-mail ou o mesmo CPF na sua base de clientes, não só entre os leads. A comparação ignora maiúsculas no e-mail e pontuação no CPF, então "Joao@..." e "joao@..." são a mesma pessoa.
• Você escolhe o que fazer com as repetidas, e o padrão é não mexer. São duas opções independentes na conferência: Ignorar leads duplicados (mesmo email ou CPF), que vem ligada, e Atualizar dados de leads existentes (preencher campos vazios), que vem desligada. A segunda só preenche o que está vazio no cadastro atual - ela não substitui o que já existe.
• A fonte e o vendedor escolhidos valem para a planilha inteira. Se a sua lista mistura origens diferentes, ou separe em planilhas, ou deixe em branco e ajuste depois.
• O arquivo tem limite de 10 MB e precisa ser Excel (.xlsx ou .xls) ou CSV.

Casos especiais

A conferência mostra só os dez primeiros erros

Quando há muita linha com problema, a tela lista as dez primeiras para você entender o padrão. Corrigir a causa na planilha costuma resolver todas de uma vez, porque o erro quase sempre se repete - coluna trocada, cabeçalho alterado ou e-mail em branco.

Use o modelo, mesmo tendo uma planilha pronta

Copiar os seus dados para dentro do modelo é mais rápido do que descobrir por tentativa qual coluna o sistema esperava. O modelo é a única garantia de que os cabeçalhos batem.

Erros comuns

• "Nome é obrigatório" - Causa: a linha veio sem nome, ou a coluna de nome ficou fora do lugar. Solução: confira o cabeçalho contra o modelo.
• "Email é obrigatório" - mesma situação, do lado do e-mail.
• "Importei e não apareceu ninguém novo" - Causa: as linhas eram todas de contatos que já existiam, e a opção de ignorar duplicados estava ligada. Solução: se a intenção era completar cadastros antigos, refaça marcando Atualizar dados de leads existentes.
• "O arquivo não é aceito" - Causa: formato diferente de Excel ou CSV, ou acima de 10 MB. Solução: salve como .xlsx ou divida a planilha.

Onde encontrar

Menu CRM > Leads, botão de importar. Endereço: /admin/crm/leads/import Permissão necessária: acessar leads do CRM.

Veja também

• Lista de leads
• Distribuição de leads
• Fontes, Etiquetas, Motivos de Perda e Status de Lead