Configurações - Departamentos

O que é

Departamentos são os times da sua agência: Financeiro, Comercial, Operacional, Viagem em Grupo, o que fizer sentido para a sua estrutura. Aqui você cadastra cada departamento, escolhe uma cor para identificá-lo e diz quais usuários fazem parte dele.

Hoje quem usa essa informação na prática é o Inbox de atendimento do WhatsApp: um departamento serve para direcionar as conversas para o time certo e, se você quiser, para limitar quem enxerga a conversa de qual time. Também é possível ligar um filtro que separa a lista de viagens por departamento. Você normalmente chega nesta tela depois de organizar sua equipe em Usuários, para decidir quem atende o quê no WhatsApp.

Como usar

1. Vá em Sistema > Departamentos no menu lateral.
2. Clique em Novo Departamento (botão azul no canto superior direito).
3. Preencha os campos:
   • Nome do Departamento - obrigatório, até 100 caracteres. Ex: Financeiro.
   • Cor - usada para identificar o departamento nas listagens e no Inbox de atendimento.
   • Ordem - número que define a posição do departamento nas listas e no menu do Inbox. Também dá para reordenar depois pelas setas, sem editar o número na mão.
   • Departamento ativo - toggle ligado por padrão.
   • Usuários do departamento - selecione um ou mais usuários ativos. Um mesmo usuário pode estar em vários departamentos ao mesmo tempo.
4. Clique em Cadastrar Departamento. Pela seta ao lado do botão, também dá para escolher Cadastrar e continuar editando ou Cadastrar e adicionar outro.
5. Para editar, abra o menu Ações (três pontos) na linha do departamento e clique em Editar. Salve em Salvar Alterações.
6. Para reordenar, use as setas para cima e para baixo à esquerda do círculo colorido de cada departamento; a nova ordem é salva na hora.
7. Use a barra de busca (por nome) e o filtro de Status para localizar um departamento específico na lista.
8. Clique em Configurações (botão cinza ao lado de Novo Departamento) para abrir as opções de como os departamentos afetam outras telas do sistema (veja abaixo).

O que você precisa saber antes

• Departamentos só aparece no menu quando faz sentido para você. O item Departamentos só fica visível em Sistema quando o seu WhatsApp de atendimento está ativo, quando o suporte libera essa opção manualmente para a sua empresa, ou quando você já tem pelo menos um departamento cadastrado. Se você nunca usou o WhatsApp de atendimento e não vê essa opção no menu, é por isso.
• Excluir um departamento não apaga nenhuma conversa. Ao excluir, as conversas do WhatsApp que estavam naquele departamento voltam automaticamente para o balcão geral, visível para todo mundo. O histórico continua existindo normalmente, só perde o carimbo do departamento.
• O botão Configurações desta tela não é o mesmo que restringe quem vê cada conversa. Aqui, Configurações só liga o filtro de viagens por departamento. Quem controla se cada atendente enxerga só as conversas do próprio departamento (ou todas) fica na configuração do WhatsApp de atendimento, não aqui.
• Um usuário pode estar em vários departamentos. No Inbox, isso significa que ele atende as conversas de qualquer um dos departamentos em que está, além das conversas sem departamento definido.
• Desativar não é excluir. Um departamento desativado some das opções usadas para rotear novas conversas, mas continua existindo com seu histórico e seus usuários vinculados. Dá para reativar quando quiser pelo mesmo menu Ações.

Casos especiais

Filtrar viagens por departamento

Na tela Configurações (/admin/sistema/departamentos/configuracoes) há o toggle Filtrar excursões por departamento. Ao ativar, o cadastro de viagem ganha um campo Departamento e a lista de viagens ganha um filtro por departamento. Para cada usuário, a lista de viagens já abre filtrada pelo departamento dele, se ele estiver em algum. Usuários sem departamento continuam vendo todas as viagens normalmente.

Restringir quem vê cada conversa no WhatsApp

Essa restrição não é configurada nesta tela. Ela fica dentro da configuração do seu WhatsApp de atendimento, na aba própria de departamentos, onde existe um toggle chamado Restringir visibilidade por departamento. Por padrão essa restrição vem desligada e todo mundo continua vendo todas as conversas; o Proprietário e o Gerente sempre veem tudo, mesmo com a restrição ligada.

Erros comuns

• Campo Nome do Departamento em vermelho ao salvar - Causa: o campo ficou em branco. Solução: preencha um nome de até 100 caracteres antes de salvar.
• "Esta ação não é autorizada." - Causa: seu usuário não tem permissão para ver, criar, editar ou excluir departamentos. Solução: peça ao Proprietário para revisar o seu perfil de acesso em Sistema > Perfis de Acesso.
• Departamento não aparece para escolher no roteamento do WhatsApp - Causa: o departamento está desativado. Solução: reative-o pelo menu Ações na lista de Departamentos.

Onde encontrar

• URL: /admin/sistema/departamentos
• Caminho no menu: Sistema > Departamentos
• Permissão necessária: ver departamentos (criar, editar e excluir exigem permissões próprias, revisáveis em Perfis de Acesso)
• Módulo necessário: nenhum módulo obrigatório para usar o cadastro em si; o item só fica visível no menu quando você tem o WhatsApp de atendimento ativo, quando o suporte libera manualmente, ou quando já existe algum departamento cadastrado

Veja também

• Chatbot - Configurações
• Chatbot WhatsApp - Atendimento do Inbox
• Usuários - Visão Geral
• Usuários - Cadastrar Novo Usuário