Portal do Guia - A viagem e o check-in

O que é

Esta é a tela de trabalho do guia no dia da saída. Ela abre pelo botão Detalhes de uma viagem, em Minhas Viagens, e reúne num só lugar tudo o que o guia precisa no embarque: quem vai, quem já subiu no ônibus, o que falta para alguém poder embarcar, em que quarto cada passageiro vai dormir e as despesas que ele pagou do próprio bolso durante a viagem.

O check-in pode ser feito de dois jeitos, e os dois atualizam a mesma informação: pelo Scanner (leitura do QR Code do cartão de embarque) ou aqui, pela lista, tocando em Fazer check-in no cartão do passageiro. Na prática o scanner serve para a fila do embarque e a lista serve para quem esqueceu o cartão ou chegou depois.

Como usar

1. Em Minhas Viagens, toque em Detalhes na viagem do dia.
2. No alto ficam o nome da viagem, a data, o destino e o total de pessoas. Voltar devolve para a lista de viagens, Mapa de Assentos abre o desenho do veículo e Abrir Lista / Baixar Lista geram a lista de embarque para levar impressa.
3. Progresso de Check-in e Progresso de Check-out mostram quantos já embarcaram e quantos já desembarcaram. As barras se atualizam a cada registro.
4. Use a busca para achar o passageiro pelo nome, e o filtro ao lado para separar quem já tem check-in, quem já tem check-out e quem ainda está sem. Exibindo diz quantos sobraram do filtro.
5. Quando a viagem tem hotel, aparece o bloco da hospedagem com as datas, o total de quartos, quantos estão ocupados e quantos hóspedes estão acomodados. Dentro dele, cada quarto lista quem dorme nele com o telefone ao lado; tocar no número abre o WhatsApp (ou a ligação, quando é telefone fixo).
6. Em Prestação de contas, Lançar despesa abre o formulário já preparado para a foto do comprovante tirada na hora. Valor e Descrição são obrigatórios; em Enviar despesa o lançamento cai no custeio daquela viagem, no painel da agência, para conferência.
7. Ordenar por muda a ordem da lista: Ordem de reserva, Nome ou Assento.
8. Cada veículo da viagem tem o próprio bloco, com modelo e placa, os contadores de guias, clientes, check-in e check-out daquele ônibus e o quadro Equipe neste veículo, com foto e função de quem está escalado.
9. Dentro do bloco, os passageiros aparecem agrupados pelo ponto de embarque, na ordem das paradas. A faixa azul traz o nome do ponto, o horário de saída dali e quantos sobem naquele lugar.
10. No cartão de cada passageiro estão o nome, a situação do check-in, a poltrona e o telefone (que abre o WhatsApp). A etiqueta verde Apto diz que a pessoa pode embarcar; Pendência, em laranja, pode ser tocada e abre a janela Pendências de embarque com o que falta.
11. Fazer check-in abre uma janela de conferência com nome, telefone e poltrona - e, quando há dinheiro em aberto, ela fica âmbar e mostra quanto falta. O check-in só é gravado em Confirmar. Em quem já embarcou o botão vira Desfazer check-in.
12. No fim da tela, Pontos de Embarque repete as paradas com horário de saída e de retorno, e a Descrição traz o roteiro e o que está incluído, para o guia consultar durante a viagem.

O que você precisa saber antes

• A lista traz confirmados e pendentes. Passageiro cancelado não aparece. Quem está pendente aparece e pode até ser embarcado, mas vem com a etiqueta de pendência - a decisão de deixar subir continua sendo da agência.
• Pendência de embarque não bloqueia o botão. A janela Pendências de embarque lista pagamento em aberto, documento ou contrato faltando e menor de idade sem responsável, mas o Fazer check-in continua disponível: o aviso existe para o guia cobrar ou decidir na hora, não para travar o embarque.
• O guia só abre a viagem em que está escalado, e só se ela estiver publicada. Nesta tela as duas condições são exigidas juntas. Já o Mapa de Assentos exige apenas o vínculo, então uma viagem que voltou para rascunho pode abrir o mapa e recusar esta tela.
• O bloco da hospedagem depende do módulo Hospedagem. Sem o módulo ativo ele simplesmente não aparece, mesmo que a viagem tenha hotel no roteiro. O que ele mostra é a divisão de quartos que a agência montou na rooming list; o guia não remaneja ninguém por aqui.
• A despesa aceita só imagem, até 8 MB. É foto de comprovante (JPG, PNG); um PDF de nota é recusado pelo formulário. Quando a viagem tem um único veículo, a despesa é associada a ele automaticamente.
• A ordenação escolhida vale só nesta tela. Ordenar por entra no endereço da página (?ordem=reserva|nome|assento) e volta para Ordem de reserva quando o guia sai e entra de novo. Quem lembra a preferência é o Scanner, que guarda a própria ordem no celular do guia.
• Registrar pagamento no check-in é opcional e vem desligado. Quando a agência liga essa opção nas configurações da jornada do cliente, o guia passa a poder registrar na hora o valor que o passageiro pagou em dinheiro no ponto de embarque.

Casos especiais

Passageiro sem transporte definido

Quem ainda não foi distribuído em nenhum veículo não aparece nos blocos dos ônibus. A lista de embarque mostra essas pessoas em um bloco de aviso separado, para que ninguém fique de fora da conferência.

Viagem sem veículo (pacote em que o cliente vai por conta)

O botão Mapa de Assentos não aparece e os passageiros não são agrupados por ônibus. O check-in continua funcionando normalmente, por ponto de embarque.

Guia conferindo pelo acesso do admin

Um usuário do painel que entra no portal para conferir a tela vê qualquer viagem publicada da empresa, não só as dele - e as ações de check-in valem de verdade. Use com cuidado: um check-in feito "só para testar" precisa ser desfeito na mão.

Erros comuns e como resolver

• "Você não tem acesso a esta excursão." - Causa: o guia não está escalado nessa viagem, ou a viagem saiu do status publicada. Solução: conferir o vínculo do guia e o status da viagem no painel.
• O check-in foi feito na pessoa errada. - Solução: abrir o cartão do passageiro e tocar em Desfazer check-in. O registro anterior é cancelado e o progresso volta atrás; não é preciso pedir nada à agência.
• A despesa não aparece no financeiro da agência. - Causa: o lançamento entra no custeio da viagem para conferência, não como uma conta paga pronta. Solução: procurar por ela na aba de custeio da viagem, no painel.
• O passageiro está lá mas sem poltrona. - Causa: a poltrona não foi marcada na reserva (ou a viagem não usa marcação de assento). Solução: marcar o assento no painel, ou embarcar pela lista, que não exige poltrona.

Onde encontrar

• URL: /guia/excursoes/{id} - aberta pelo botão Detalhes da viagem
• Caminho no portal: Portal do Guia > Minhas Viagens > Detalhes
• Permissão necessária: nenhuma no painel - o guia precisa estar escalado na viagem
• Módulo necessário: nenhum (o bloco de hospedagem exige o módulo Hospedagem)

Veja também

• Portal do Guia - Minhas Viagens
• Portal do Guia - Mapa de Assentos
• Guias - Portal do Guia (onde o guia escaneia o QR Code)
• Excursões - Check-in e Check-out