Gestão de Tarefas - Quadros

O que é

Os Quadros são o espaço para organizar o trabalho da sua equipe fora do fluxo normal de reservas: follow-up de cobrança, checklist de preparação de uma viagem, atendimento pós-venda, contas a pagar, ou qualquer outra rotina que hoje você controla numa planilha ou num caderno. Cada quadro tem colunas (por exemplo "A fazer", "Em andamento", "Concluído") e, dentro delas, cards que representam uma tarefa. Um card pode ficar vinculado a um cliente, uma viagem, um pedido ou uma conta a pagar, o que evita ter que abrir o cadastro para lembrar do que se trata.

Você normalmente chega aqui para acompanhar as pendências do dia a dia da equipe, criar um quadro novo para um processo que ainda não tem lugar organizado, ou ajustar quem pode ver e editar um quadro específico. A tela inicial de Quadros lista todos os quadros que você tem permissão para ver, com o total de colunas e de cards de cada um.

Como usar

1. Vá em Gestão de Tarefas > Quadros no menu lateral.
2. Cada quadro aparece como um cartão com nome, descrição, quantidade de colunas e de cards, e um selo de visibilidade (Público, Restrito ou Privado). Clique no cartão para abrir o quadro.
3. Para criar um quadro do zero, clique em Novo Quadro (botão roxo no canto superior direito) e preencha:
   • Nome do quadro - obrigatório.
   • Descrição - opcional, aparece como legenda do cartão na listagem.
   • Cor e Ícone - só identidade visual, não muda o comportamento.
   • Visibilidade - explicada em "O que você precisa saber antes".
   • Um quadro novo já nasce com três colunas prontas: A fazer, Em andamento e Concluído (esta última já marcada como coluna terminal). Você ajusta isso depois em Colunas.
4. Para começar de um modelo pronto em vez de do zero, use Templates de quadro no submenu à esquerda e clique em Usar este template no modelo desejado. O sistema já cria o quadro com as colunas do modelo (e, em alguns modelos, cards de exemplo com checklist) e leva direto para o quadro recém-criado.
5. Dentro de um quadro aberto, o Kanban mostra as colunas lado a lado com os cards; o botão Lista (ao lado de Kanban, no topo) troca para uma tabela com Card, Coluna, Responsável, Prioridade, Prazo e Vínculo - mais fácil para escanear muitos cards de uma vez.
6. Use os filtros Todos os responsáveis, Todas as prioridades e Todos os prazos, logo abaixo do cabeçalho do quadro, para reduzir a lista sem sair da tela.
7. Para criar um card, clique no + no cabeçalho da coluna desejada. Para abrir um card já existente, clique no ícone de olho na barra de arraste do card, ou clique em qualquer lugar do corpo do card.
8. Para mover um card entre colunas, arraste pelo texto ARRASTAR no topo do card.
9. Quem administra o quadro vê três botões extras no topo: Arquivados (cards arquivados, com opção de restaurar), Colunas (gerenciar as colunas do quadro) e Configurações (editar nome, descrição, visibilidade e acessar as Regras Automáticas do quadro).

Gerenciar colunas

Em Colunas, cada linha é editável direto na tela: digite o novo nome e saia do campo para salvar, escolha uma cor no seletor, defina um Limite WIP (limite de cards simultâneos na coluna, fica em branco para "sem limite") e marque Terminal para colunas onde os cards contam como concluídos. Arraste pela alça à esquerda para reordenar. Uma coluna só pode ser excluída se estiver sem cards.

Visibilidade do quadro

Ao criar ou editar um quadro, você escolhe entre:

• Público - todo mundo com permissão de ver Quadros enxerga este.
• Restrito - pensado para liberar só a papéis específicos.
• Privado - só quem criou o quadro (e quem administra Quadros de forma geral) consegue ver.

O que você precisa saber antes

• A opção "Restrito - apenas papéis selecionados" não tem, hoje, uma tela para escolher quais papéis. Nem no formulário de criação, nem no de edição existe a lista de papéis para marcar. Na prática, se você escolher essa visibilidade, o quadro fica visível só para quem administra Quadros de forma geral, porque não há nenhum papel liberado para vê-lo. Se você quer restringir a equipe, use Privado (só você) ou Público, e controle o acesso por fora, combinando com o perfil de cada usuário.
• Arquivar um quadro não apaga nada. O quadro some da lista principal e vai para o bloco Quadros arquivados, no rodapé da tela, onde pode ser restaurado a qualquer momento. Os cards ficam preservados.
• Uma coluna marcada como Terminal muda o que conta como "concluído" nos indicadores do quadro. Mover um card para lá também marca a data de conclusão dele automaticamente; tirar o card de uma coluna terminal desmarca essa data.
• Uma coluna com cards não pode ser excluída. É preciso mover ou arquivar os cards antes.
• O botão Configurações só aparece para quem administra aquele quadro específico, não basta ter permissão geral de Quadros - depende do nível de acesso configurado para a visibilidade escolhida.
• Templates criam um quadro novo, não alteram um existente. Usar um modelo sempre gera um quadro adicional; para reaproveitar colunas de um modelo num quadro que você já tem, é preciso recriar manualmente.
• As notificações em Minhas notificações são por usuário. Cada pessoa da equipe escolhe os próprios avisos (atribuição, prazo, atraso, menção, comentário, conclusão) e os próprios canais (sino do admin, WhatsApp - quando o número está cadastrado no perfil - e e-mail). Ajustar isso não muda o que os outros usuários recebem.
• A tela de Configurações do módulo (engrenagem geral, fora de um quadro específico) tem quatro campos que não fazem nada hoje, mesmo depois de salvos: o interruptor Regras automáticas ativas globalmente, os interruptores Inscrever criador do card automaticamente e Inscrever responsável automaticamente, e o campo Arquivar cards concluídos após (dias). Nenhum desses valores é lido em nenhum outro lugar do sistema no momento. Se você contava com o interruptor geral para pausar todas as regras automáticas de uma vez numa emergência, ele não vai funcionar - pause cada regra individualmente na tela de Regras Automáticas de cada quadro (ali sim, o pausar funciona). O único campo dessa tela que realmente funciona é Fixar no menu principal.

Casos especiais

Nenhum quadro ainda

Quando você ainda não tem nenhum quadro, a listagem mostra um estado vazio com o botão Criar primeiro quadro, que leva direto ao formulário de criação.

Trocar de quadro sem voltar para a lista

Dentro de um quadro aberto, clique no nome do quadro (que vira um link Trocar quadro) para abrir um menu com os outros quadros que você pode ver, sem precisar voltar para a listagem.

Card vinculado a outro cadastro

Quando um card nasce de uma regra automática (veja o artigo de Regras Automáticas) ou é vinculado manualmente, aparece um link curto abaixo do título do card mostrando a que ele está ligado - por exemplo o nome do cliente ou da viagem.

Erros comuns

• "Você não tem acesso a este quadro." - Causa: o quadro é Privado de outra pessoa, ou é Restrito e o seu papel não está entre os liberados (o que, hoje, é sempre o caso - veja a nota sobre visibilidade Restrita acima). Solução: peça para quem administra o quadro mudar a visibilidade, ou peça a permissão de administrar Quadros.
• "Apenas administradores do quadro podem gerenciar colunas." - Causa: você tem acesso de visualização ou edição no quadro, mas não de administração. Solução: peça a quem administra o quadro (ou tem a permissão geral de administrar Quadros) para ajustar as colunas, ou para te dar esse nível de acesso.
• "Coluna possui cards. Mova-os antes de remover." - Causa: tentativa de excluir uma coluna que ainda tem cards. Solução: mova os cards para outra coluna (ou arquive-os) e tente excluir de novo.

Onde encontrar

• URL: /admin/quadros
• Caminho no menu: Gestão de Tarefas > Quadros (o módulo pode aparecer fixado no primeiro nível da barra lateral se essa opção estiver ligada nas configurações)
• Permissão necessária: ver Quadros para acessar a listagem; administrar Quadros para criar, editar, arquivar, gerenciar colunas e acessar as configurações do módulo
• Módulo necessário: Gestão de Tarefas

Veja também

• Gestão de Tarefas - Regras Automáticas - como fazer cards nascerem sozinhos quando algo acontece no sistema, em vez de criar cada um manualmente.