Gestão de Tarefas - Regras Automáticas

O que é

As Regras Automáticas ficam dentro de cada quadro e servem para criar cards sozinhas quando algo acontece no sistema, sem alguém precisar lembrar de abrir o quadro e cadastrar a tarefa na mão. Uma regra combina um evento (o gatilho, por exemplo "Pedido pago" ou "Conta vence em 3 dias"), uma coluna de destino e um modelo de card, com título, descrição, prioridade, prazo e itens de checklist que já vêm preenchidos.

Você normalmente chega aqui depois de montar um quadro para um processo recorrente - cobrança de reservas, contas a pagar, atendimento pós-venda - e quer que ele se alimente sozinho em vez de depender de alguém lembrar de criar cada tarefa. A tela fica em Configurações do quadro específico, já que cada quadro tem o seu próprio conjunto de regras.

Como usar

1. Abra o quadro desejado e clique em Configurações (ou acesse diretamente a URL de Regras Automáticas daquele quadro).
2. Clique em Nova Regra (botão roxo no canto superior direito) ou, se o quadro ainda não tem nenhuma, em Criar primeira regra.
3. Preencha o formulário:
   • Nome da regra - identifica a regra na lista, não aparece no card.
   • Quando acontecer - escolha um dos eventos disponíveis (veja a lista completa abaixo). O texto de ajuda abaixo do campo muda conforme o evento escolhido.
   • Cria card na coluna - se deixar em Primeira coluna do quadro, o card sempre nasce na coluna com a menor ordem, mesmo que você mude a ordem das colunas depois.
   • Responsável padrão - opcional; se não escolher ninguém, o card nasce sem responsável.
   • Título do card (template) e Descrição do card - aceitam variáveis entre chaves que são substituídas pelos dados reais do evento, como {cliente_nome}, {valor_pendente}, {dias_pendente} e {data}. A lista completa de variáveis aparece abaixo do campo de título.
   • Prioridade e Prazo (dias a partir da criação) - o prazo é somado à data em que o card é criado, não à data do evento em si.
   • Itens de checklist - opcional; cada item vira uma linha de checklist já pronta dentro do card, agrupada sob o título fixo "Checklist".
   • Vincular o card à entidade do evento - liga o card ao cliente, à excursão, ao pedido ou à conta que disparou o evento (ele aparece como um link curto no card). Veja o efeito colateral desse campo em "O que você precisa saber antes".
   • Regra ativa - permite deixar a regra pronta mas pausada.
4. Clique em Criar regra.
5. Na listagem, cada regra mostra o evento (com um selo azul para eventos disparados na hora e um selo diferente para os que rodam por uma rotina diária), a coluna de destino (ou "Cria card na primeira coluna") e, quando já disparou alguma vez, quantos cards já foram criados por ela.
6. Para pausar ou reativar uma regra sem apagar a configuração, use o ícone de pausa/play à direita da regra. Uma regra pausada fica com o selo Pausada e opacidade reduzida na lista.
7. Para editar, use o ícone de lápis; para remover, o ícone de lixeira - remover a regra não apaga os cards que ela já criou.

Eventos disparados na hora

Acontecem junto com a ação no sistema: pedido criado, pedido pago, pedido cancelado, reserva confirmada, reserva no-show, pagamento confirmado, excursão publicada, excursão lotada, cliente cadastrado, aniversário do cliente, nova conta a pagar, contrato pendente de assinatura e resposta de NPS com nota baixa (detrator).

Eventos por rotina diária

Rodam uma vez por dia, de manhã: reserva sem pagamento há 3 dias, reserva sem pagamento há 7 dias, viagem em 3 dias, conta a pagar vencendo amanhã e conta a pagar vencendo em 3 dias.

O que você precisa saber antes

• O interruptor "Regras automáticas ativas globalmente", nas Configurações do módulo, não desliga nada. Ele é salvo, mas nenhuma regra verifica esse valor. Para pausar todas as regras de um quadro numa emergência, é preciso pausar cada uma individualmente na lista de Regras Automáticas - o botão de pausa de cada regra, esse sim, funciona.
• Eventos por rotina diária pegam o dia exato, não "a partir de". Por exemplo, "Reserva sem pagamento há 3 dias" olha reservas que ficaram pendentes exatamente há 3 dias na data em que a rotina roda. Se a regra foi criada depois que uma reserva já passou dos 3 dias, ou se você ativou o módulo depois desse prazo, aquela reserva específica não gera card retroativo - só as próximas que completarem 3 ou 7 dias a partir de agora.
• A mesma regra não cria dois cards para o mesmo evento e a mesma entidade, mas só enquanto "Vincular o card à entidade do evento" estiver ligado. Se você desligar esse campo, o card deixa de carregar o vínculo com o cliente ou a viagem, e a proteção contra duplicidade some junto - um evento que dispara de novo (por exemplo, uma rotina diária rodando outra vez) volta a criar outro card.
• O card criado por uma regra não tem um usuário como criador. Por isso, a configuração "Inscrever criador do card automaticamente" (que já não funciona, veja a nota abaixo) nunca teria efeito sobre esses cards de qualquer forma.
• Se você não escolher uma coluna de destino, o card sempre vai para a primeira coluna do quadro, mesmo que ela não seja a mais lógica para aquele tipo de tarefa. Vale conferir a ordem das colunas antes de deixar esse campo em branco.
• Variável que não existe no evento aparece literal no card. Se o título usar uma variável que aquele evento não preenche (por exemplo {valor_pendente} num evento que não lida com pagamento pendente), o texto {valor_pendente} aparece do jeito que foi digitado, sem conversão nem erro.
• Não existe, hoje, uma tela para restringir a regra por valor mínimo, categoria ou papel do responsável, apesar de o card do formulário mencionar apenas os campos que você vê. A regra roda para todo evento daquele tipo, sem filtro adicional.
• Uma regra falhando não trava as demais. Se uma regra específica der erro ao tentar criar o card (por exemplo, o quadro ficou sem nenhuma coluna), o sistema registra o problema internamente e segue processando as outras regras normalmente - você só percebe pela ausência do card esperado.

Casos especiais

Nenhuma regra ainda

A tela mostra um estado vazio com o ícone de raio e o botão Criar primeira regra, que leva direto ao formulário.

Regra sem coluna de destino

Ao escolher Primeira coluna do quadro no campo "Cria card na coluna", a lista mostra "Cria card na primeira coluna" em vez do nome de uma coluna específica.

Erros comuns

• "Apenas administradores do quadro podem gerenciar regras." - Causa: seu nível de acesso naquele quadro é de visualização, criação ou edição de cards, mas não de administração. Solução: peça a quem administra o quadro para ajustar as regras, ou para elevar seu nível de acesso.
• A regra está ativa, mas o card esperado nunca aparece - Causa mais comum: o evento escolhido é de rotina diária e ainda não passou pelo horário em que ela roda, ou a entidade (cliente, reserva, conta) já tinha um card criado por essa mesma regra e a proteção contra duplicidade está impedindo um segundo. Solução: confira o contador "cards criados" na listagem da regra e veja se o card já existe em outra coluna do quadro.
• O card nasceu com {variavel} escrita literalmente no título ou na descrição - Causa: a variável usada no modelo não é suportada pelo evento escolhido. Solução: use apenas as variáveis listadas abaixo do campo Título do card ao criar ou editar a regra.

Onde encontrar

• URL: /admin/quadros/{quadro}/regras (troque {quadro} pelo endereço do quadro desejado)
• Caminho no menu: abra o quadro em Gestão de Tarefas > Quadros e clique em Configurações
• Permissão necessária: administrar aquele quadro específico (não basta ver Quadros)
• Módulo necessário: Gestão de Tarefas

Veja também

• Gestão de Tarefas - Quadros - como criar o quadro, gerenciar colunas e acompanhar os cards que as regras vão gerando.